如何有效的做好時間管理
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如何有效的做好時間管理,很多人每天忙忙碌碌,但是等到晚上空閒下來的時候,才發現這一天似乎也沒做什麼事情。以下是小編爲大家精心準備的如何有效的做好時間管理方法,快來看看吧
如何有效的做好時間管理1
1、 創建一個時間審計
說到時間管理,你需要做的第一步就是找出自己的時間到底都花在了什麼地方?就像你可能認爲自己只花了30分鐘處理文檔,但實際上這項任務可能已經佔用了一個小時。
記錄時間最簡單的方法是寫日記或下載一個相關應用程序。以此來記錄自己在一週內所做的一切。 然後,你在回顧這一週的數據,找出是什麼佔用了自己的時間。 而有了這些詳細的信息,你也就可以進行適當的調整了。
2、 爲每項任務設定時間限制
爲你的每個任務設定一個時間限制,這樣可以防止自己分心或拖延。 例如,如果你想爲自己的博客寫一篇文章,限制在兩個小時內完成。假設你是在早上的8點開始寫,那你就會盡量在早上10點之前完成。而在某種程度上,它也變成了一種遊戲。
由於你在任務和活動之間設置了緩衝區,如果說,你不能按時完成任務,那你仍然可以在不佔用爲其他事情預留的時間的情況下繼續其他的工作。
3、 使用待辦事項清單,但不要放棄任務
所有的目標和項目都是由爲了實現目標或完成項目而需要完成的較小部分組成的。 爲每個目標和項目列出待辦事項清單,列出所有需要完成的可衡量的步驟。除了讓你集中注意力之外,這也能激勵你,因爲你能夠看到自己已經取得的成就,以及剩下將要獲得的成就。
4、 提前計劃
你能做的最糟糕的事情之一就是在沒有一天計劃的情況下醒來。 你沒有專注於需要做的事情,而是漫無目的地閒逛,處理更多瑣碎的事情。這就是爲什麼自己應該總是提前計劃的原因。
例如,前一天晚上,在你下班之前,用最後15分鐘整理你的辦公室,爲明天列出你最重要的事情。而早起的第一件事,就是在你早上的日常工作中,寫下今天需要處理的3到4件最緊急和最重要的事情,並在你最有效率的時候處理完成這些事情。
5、 把你的早晨花在最重要的事情上
馬克 · 吐溫曾經說過: “如果你的工作就是吃一隻青蛙,那麼最好是放在早上那一餐吃, 如果你的工作是吃掉兩隻青蛙,那麼最好先吃掉最大的那隻”。意思就是:你應該在早上處理你最大、最具挑戰性的任務,也就是你一天中最重要的任務。
這也是一個有效的時間管理技巧。 對於初學者來說,通常會在上午有最多的能量。 所以,當你還沒有到精疲力盡的時候,最好去處理這些任務。 而且,你也可以利用這種成就感去度過自己在這一天剩下的那些時間。
6、 學會委派 / 外包
授權和外包可能會變得有點棘手。 對於有些人來說,很難讓別人做自己曾經做過的工作。 對另一些人來說,他們也沒有時間去訓練其他人去完成某些任務。
但是,委派或外包確實會成爲真正的節省時間者,因爲它可以減少了自己的工作量,這意味着你有更多的時間花在更重要的任務或做更少的工作上。 要麼將責任移交給合格的團隊成員,要麼僱傭有經驗的自由職業者。 而且,如果你確實決定進行內部培訓,那最初的投資最終將會得到回報
7、 減少半工半讀的工作
詹姆斯克萊爾曾寫道: “在我們這個經常會分心的時代,我們很容易把注意力分散到應該做什麼和社會需要什麼來轟炸自己”。
通常,我們在努力完成某項工作的同時,還要平衡消息、電子郵件和待辦事項清單的需求。 我們很少能完全投入到手頭的工作中。克萊爾把這稱之爲“半工半讀” 。比如:你正在寫一份報告,但會隨時停下來,無緣無故地檢查自己的手機。
克里爾發現,克服半工半讀的最好方法就是“花費大量時間專注於一個項目,消除其他所有事情。” 例如,他會選擇一種鍛鍊方式,但在鍛鍊的時候只會專注於這種方式。 他還會抽出幾個小時專注於一個重要的項目,但會把手機留在另一個房間。
8、 改變你的時間表
改變自己的時間表,例如,不要睡到早上6:30,提前一個小時起牀。 就我個人而言,我發現早上5:15是一天中最有效率的時間,因爲它給了我鍛鍊的機會,計劃我的一天,瀏覽自己的文章,甚至在沒有被打擾的情況下工作。此外,考慮在週末早點起牀,或許還能減少看電視的時間。
9、 在工作和會議之間留出緩衝時間
立即從一個任務或會議跳到下一個看似很繁忙的時間,但它實際上有相反的效果。 我們需要時間通過散步、冥想或者做白日夢來清理思緒和充電。 畢竟,人類大腦一次只能集中注意力大約90分鐘。
如果沒有休息,就很難保持專注和積極性。 安排緩衝區時間也可以防止下次會議延遲。專家發現在任務和會議之間25分鐘是一個理想的緩衝時間量。
10、 組織起來,只做一件事
據數據統計,我們每個人平均每年都有可能會花2、5天的時間去尋找放錯地方的物品。 因此,與其浪費這些寶貴的個人時間,不如把它們組織起來。
首先,爲所有的東西建立一個家,並確保物品被放回它們應該放在的地方。 當一天結束的時候,打掃你的工作場所,創建一個文檔管理系統。大多數人認爲過多的任務處理都與亂放東西的習慣有關。
11、 遵循80-20法則
帕雷託法則80-20法則表明,80% 的結果都來自於20% 的努力。 這在銷售中很常見,因爲80% 的銷售額通常都來自20% 的客戶。當涉及到你應該如何管理自己的時間時,這個原則也可以應用。 因爲80% 的結果也會來自20% 的行動。
建議你從“每天查看自己的日程表或待辦事項清單”開始。 爲了簡單起見,試着完成5個你需要完成的任務。 使用這個原則,你可以消除掉清單上的大多數項目。 一開始可能會覺得不自然,但隨着時間的推移,這會讓你在最重要的任務上加倍努力。
12、 使用在線日曆
長期以來,日曆一直是管理時間的基本工具。 然而,在線日曆已經將這一點提升到了一個新的水平。 這是因爲你可以通過多種設備訪問它,還能很容易地安排會議和約會,設置提醒,創建時間塊,安排重複發生的事件。
13、 停止追求完美
如果你是一個完美主義者,相信在你的眼裏,任何事物都沒有什麼是足夠好的。 這也意味着你會一次又一次地重複同一個任務。 那你的這一天也不會因此變得很有成效。因此,停止追求完美,因爲它並不存在,只有盡你所能,繼續前進才能越來越好。
14、 直接說“不”
拒絕無意義的活動或任務。如果你已經忙得不可開交,那就拒絕邀請你去共進晚餐或在某個項目上需要你幫助的同事,直到自己有足夠的空閒時間。
15、 灌輸習慣
《習慣的力量》一書的作者查爾斯 · 杜希格就創造了“關鍵習慣”這個詞 。 簡單地說,這些習慣可以改變你的生活,比如鍛鍊、記錄你的飲食、養成日常生活習慣和冥想。這些習慣會取代壞習慣,並且還會吸引其他的好習慣。 因此,你會變得更健康,更專注,更適合管理自己的時間。
如何有效的做好時間管理2
一、設立明確的目標
時間管理的目的是讓你在最短時間內實現更多你想要實現的目標。把今年度的4到10個目標寫出來,找出一個核心目標,並依次排列重要性,然後依照你的目標設定詳細的計劃,並依照計劃進行。
二、學會列清單
把自己所要做的每一件事情都寫下來,列一張總清單,這樣做能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。在列好清單的.基礎上進行目標切割。
1、將年度目標切割成季度目標,列出清單,每一季度要做哪一些事情;
2、將季度目標切割成月目標,並在每月初重新再列一遍,遇到有突發事件而更改目標的情形時及時調整過來;
3、每一個星期天,把下週要完成的每件事列出來;
4、每天晚上把第二天要做的事情列出來。
三、做好“時間日誌”
你花了多少時間在哪些事情,把它詳細地,記錄下來,每天從刷牙開始,洗澡,早上穿衣花了多少時間,早上搭車的時間,平上出去拜訪客戶的時間,把每天花的時間一一記錄下來,做了哪些事,你會發現浪費了哪些時間。當你找到浪費時間的根源,你纔有辦法改變。
四、制訂有效的計劃
絕大多數難題都是由未經認真思考慮的行動引起的。在制訂有效的計劃中每花費1小時,在實施計劃中就可能節省3-4小時,並會得到更好的結果。如果你沒有認真作計劃,那麼實際上你正計劃着失敗。
五、遵循20:80定律
用你80%的時間來做20%最重要的事情。生活中肯定會有一些突發困擾和迫不及待要解決的問題,如果你發現自己天天都在處理這些事情,那表示你的時間管理並不理想。一定要了解,對你來說,哪些事情是最重要的,是最有生產力的。成功者往往花最多時間在做最重要但不是最緊急的事情,而一般人往往將緊急但不重要的事放在第一位。因此,必須學會如何把重要的事情變得緊急。
六、安排“不被幹擾”時間
假如你每天能有一個小時完全不受任何人干擾地思考一些事情,或是做一些你認爲最重要的事情,這一個小時可以抵過你一天的工作效率,甚至可能比三天的工作效率還要好。
七、確立個人的價值觀
假如價值觀不明確,就很難知道什麼對你是最重要的,當你的價值觀不明確時,就無法做到合理地分配時間。時間管理的重點不在管理時間,而在於如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事,但永遠有時間做對你來說最重要的事。
八、嚴格規定完成期限
巴金森(C、Noarthcote Parkinson)在其所著的《巴金森法則》中寫下這段話“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那麼多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作,你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作,你就會更迅速有效地在一小時內做完它。
九、學會充分授權
列出你目前生活中所有覺得可以授權的事情,把它們寫下來,找適當的人來授權。
十、同類的事情最好一次做完
假如你在做紙上作業,那段時間都做紙上作業;假如你是在思考,用一段時間只作思考;打電話的話,最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當你重複做一件事情時,你會熟能生巧,效率一定會提高。
如何有效的做好時間管理3
時間管理到底是什麼呢?
時間管理是指通過事先規劃和運用一定的技巧、方法與工具實現對時間的靈活以及有效運用,從而實現個人或組織的既定目標的過程,是一種時間觀念的升級。
時間管理作爲職場人士應具備的最基本管理技能之一,對管理者來說尤爲重要。將工作任務保質保量地完成、在合適的時間做合適的事情,時間管理功不可沒。
那麼對於企業的優秀管理者來說,該如何做好時間管理呢?
01、制定合理工作計劃
計劃是合理利用時間的前提,有了計劃纔有目標,有了目標纔可以進行管理,而時間管理同樣如此。
所謂的“沒有時間”並不能作爲沒有計劃的藉口,管理者可以制定簡潔、明確的工作計劃,而後通過計劃合理提高時間的利用效率。
02、嚴格規定工作時間
規定在某個時間段做具體的一件事情或工作任務是提高工作效率的方法之一。
其實不管是員工還是管理者,大家都或多或少地存在着拖延症的問題。將所有工作任務拖到最後的時間再草草完成。
這樣的後果不僅導致工作任務的質量上不去,還會浪費時間拉低效率。
想要做好時間管理,優秀的管理者可以給每項任務規定下工作時間,既能督促自己和員工,也能將工作效率提上去。
03、合理安排工作順序
有的管理者面對工作時會急於求成、患得患失,甚至在安排工作時不懂得輕重緩急,苦無頭緒。
想要高效完成工作,就要學會關於這方面的時間管理,安排好工作任務的時間順序,將佔據時間和精力的緊急任務與相對來說較寬鬆的工作區分開來,在做事的時候更好地利用時間,避免不必要的浪費,這樣時間利用效率也會變得更高。
看了這麼多,那麼到底該如何做好時間管理呢?
答案很簡單。
一個優秀的管理者能夠在固有的時間裏,保持正確的企業管理觀念,並善於利用和開發自己的時間資源,讓自己的時間達到效率的最大化,高效地完成各項工作任務,全力向目標奮鬥,爲企業貢獻自己的力量。
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