職場禮儀之接電話處理小技巧

職場禮儀之接電話處理小技巧，電話被現代人公認爲便利的通訊工具，用電話來溝通和交流是一個必要的過程,也是必不可少的一個步驟，以下分享職場禮儀之接電話處理小技巧。

職場禮儀之接電話處理小技巧1

當你給他人打電話時，你應調整好自己的思路。那麼，當你的電話鈴響起之時，你應該儘快集中自己的精力，暫時放下手頭正在做的事情，以便你的大腦能夠清晰地處理電話帶來的信息或商務。當然，上述過程應該迅即完成，如果你讓電話鈴響得時間過長，對方會掛斷電話，你便會失去得到信息或生意的機會。

以下幾點是你在接電話時可以參考和借鑑的技巧：

1、隨時記錄

在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重複，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

2、自報家門

一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

3、轉入正題

當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什麼？”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：“真不巧！我正要參加一個會議，不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

4、避免將電話轉給他人

自己接的電話儘量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，並請求對方原諒。例如，你可以說：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎？”在你作出這種決定之前，應當確定地方願意你將電話轉給他人。例如，你可以說：“對於這件事，我們很快會派人跟您聯繫的。”

5、避免電話中止時間過長

如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去？”

讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如，你可以說：“約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。

對於接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話說：“你能否稍等？我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然後迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

職場禮儀之接電話處理小技巧2

1、“鈴聲不過三”原則

在電話鈴聲響起後，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以後再接聽，是缺乏效率的表現，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。如果因爲客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不開，不能及時接聽，就應該在拿起話筒後先向對方表示自己的歉意並做出適當的、解釋，如“很抱歉，讓你久等了”等。

如果是在家裏接聽電話，儘管沒有必要像在單位裏那樣及時，但儘快去接聽是對對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上纔去接聽，也應向對方表示歉意。老朋友之間儘管沒有必要做出鄭重其事的道歉，但向對方解釋一下延誤的原因也是必要的。

2、規範的問候語

在工作場合，接聽電話時，首先應問候，然後自報家門。對外接待應報出單位名稱，若接內線電話應報出部門名稱、

自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規範的電話體現的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。

在家裏接電話可以有很多選擇，規範一點的可以用：“喂，你好!”問候對方。當然在家裏接聽電話與工作單位接聽電話有所不同，在家裏，關鍵是要讓對方感到親切友好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調、語氣來體現的，過於規範化的電話反而會讓人覺得“公事公辦”的冷淡。

例如：電話開門基本話術“您好，，這裏是XX，我是小薛，很高興爲您服務。[若兩秒沒有應答]，請問有什麼可以爲您服務的?”;

找相關人員，“請稍等”，5秒以內，電話人不能接聽，須說明“您好，XX很快就來”“您好，XX正在XX，請稍等一陣”。

要找的人不在或不能接聽電話時的處理。這裏，特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。

例如：當場不能接聽電話，“您好，XX正在XX，方便讓他等下打給您嗎?”[是/否]“好的，我記錄了”。

當事人不在，“您好，XX[人]XXXXX，等他來了我讓他回給您可以嗎?”[是/否]“好的，我記錄了”

禁忌：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等

3、接到錯誤的電話也應該禮貌應對

接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因爲人們認爲錯打的電話與自己沒有關係。但事實上，並非錯打的電話都必定與自己沒有關係，有時，對方也恰恰是與自己有重要關係的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講究禮貌，保持良好的接聽態度。

4、要學會記錄並引用對方的名字

接電話時，對對方的談話可作必要的重複，重要的內容應簡明扼要的記錄下來，如時間、地點、聯繫事宜、需解決的問題等。在辦公室工作的人員，應該有意識的訓練自己的聽辨能力。

假如對方是老顧客，經常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那麼可以用合適的稱謂問好：“您好，王經理。”這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。

5、應在對方掛電話後再掛電話

電話交談完畢時，應儘量讓對方結束對話。當對方向你說“再見”時，別忘了你也應該說“再見”，並等對方掛了以後再掛電話，最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。若確需自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢後，應等對方放下話筒後，再輕輕地放下電話，以示尊重。

注意掛電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱機聲。

從平時生活中的點點滴滴做起，形成良好的習慣，不要不關心細節，因爲細節決定成敗。

職場禮儀之接電話處理小技巧3

一、及時接聽

如果電話鈴聲一響起，就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態度，而且應該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩幹代接。

在接電話時，我們提倡鈴響不過三：接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原因，致使鈴響許久後才接，要在和劉方通話時向對方說明情況，棱示歉意。

正常情況下，不允許不接聽來電，特別是應約而來的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認爲你清閒得聚精會神地等着別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認爲沒有人在，或者是不想理。

二、確認對方

一般情況下、對方打來電話後都會主動介紹自己。如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應該主動問;請問您是哪位價 我能爲您做什麼?您找哪位?但是，人們習慣性的做法是，拿起電話聽筒後便會向對方盤問：喂：哪位 這讓對方會感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。接起電話。拿起聽筒後應首先自我介紹：：您好，我是某某某

三、非常規電話的處理

如果接到打錯的電話，不要發怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向對方說明情況後掛斷電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皁白，認爲是惡意騷擾電話而破門大罵。因爲，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什麼樣的後果。如果對方是惡意騷擾的話，應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應該說髒話;如果問題嚴重，可以考慮報警解決。

四、分清主次

1、接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行爲，吃東西邊是失禮。

2、如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，並求諾稍後再聯繫。

3、接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因爲很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻，並對其講明原因，然後立即去接另一個電話，問清情況後先訪對方稍候，或晚會兒再打進來，之後再繼續和前者通話。

4、不能因爲圖清淨隨便撥下電話線。

五、規範地代接電話

代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所爲何事，但不要詢問對方和所找人的關係。

1、尊重別人隱私。代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方託你轉達的事情。

2、記憶準確要點：如果對方要找的人不在，應先詢問對方是否需要代爲轉讓。如對方有此意願，應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等，以免事後忘記，對方講完後，應再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。

3、及時傳達內容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不願問答自已是誰，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實相告，然後再詢問對方還有什麼事情?這二者不能顛倒先後次序。之後要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什麼原因、都不能把自己代人轉達的內容，託他人轉告。

六、錄音電話

1、留言製作要規範。留言內容一般包括這麼幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

2、如非很必要，儘量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進來的電話。

職場接聽電話的禮儀技巧

通話是現代社會最常見的一種交際方式。它是運用電話等現代通訊工具進行交往, 具有快捷、方便的特點。儘管不是面對面地交談, 卻能讓人迅速獲得信息, 及時進行溝通。

在公務活動中, 使用通話交流情況、溝通信息、商洽問題、答覆事項, 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽電話。不論是使用普通電話還是

移動電話, 都要遵守一定的禮儀規範。

學會通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識, 沒有掌握通話的技巧和禮儀規範, 就會影響公務活動的開展, 甚至損害機關單位的形象。

怎樣打電話?

誰不會打電話?也許你會發出這樣的疑問。打電話確實是一種最常見的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法, 還是需要注意一些問題的。

時間選擇。公務通話一般要在辦公時間內進行, 不要在下班之後打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間打, 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國際長途電話, 要注意時差, 不要擾人清夢。要掌握通話的`時間, 一般不宜過長, 以不超過五分鐘爲好。如果要通話較長時間, 最好用面談的方式。如果只能通話, 必須徵詢對方是否方便, 否則就要另約時間聯繫。

表述得體。通話表述要符合禮儀規範, 不能高調門, 語驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語速適中, 過快了容易讓人聽不清楚, 產生匆忙應付的感覺; 慢條斯理, 拿腔拿調, 也容易引起人的反感。

舉止得當。打電話要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無法接通的情況就表現得很不耐煩, 甚至甩話機。電話接通後, 要等鈴聲響過六遍後, 確信對方無人接聽, 才掛斷話機。通話時不要抱着電話四處走動; 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時也不要吃東西、抽菸、喝水、翻報紙雜誌,甚至與旁邊的人閒聊。

注意環境。打電話要注意周圍環境。移動電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場所通話。辦公室打電話, 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話環境, 待安靜下來再撥通電話。

怎樣接電話?

接電話要注意以下禮儀:

及時接聽。電話鈴聲一響, 要及時接聽, 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的`鈴聲響後接起電話。同時響起電話, 要先接起一個, 詢問對方是否介意接聽另一個電話, 徵得同意後才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。

文明應答。接聽電話要做到有問必答, 依問作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問候對方, 並自報家門:

你好! 這裏是 ( 單位) 或你好! 我是 , 或者詢問對方: 你好! 請問找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對方不在的原因, 或告訴對方聯繫方法。一般不宜用 你是誰、 你找誰、有什麼事之類的話發問。與對方通話, 要儘量每問必答,但不要答非所問, 東拉西扯, 大聊其天。對方交談內容結束要即時道別, 說聲再見。

做好記錄。公務電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準備好, 不要通話後放下聽筒, 再找紙筆。遇到聽不清楚時, 可以請求對方重複一遍, 特別是對一些重要內容和涉及時間、地點、數量等, 最好加以覈實, 避免記錯。

一些特殊電話的接聽。對打錯電話的, 不要大聲斥責對方, 要接受對方的道歉, 說聲 沒關係 後掛機。對一些難纏的電話, 要學會說不, 設法擺脫對方的糾纏, 委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如你猜猜我是誰、想知道我在幹什麼嗎之類的謎語 電話, 可以用別讓我猜謎了、 我正忙着、我還有一些急事要做呢之類的話加以應對。

職場禮儀的意義

一、職場禮儀是一種首德行爲規範。

職場禮儀不同於法律，雖然都有規定該做與不該做的但是作爲道德規範來說他是沒有絕對的懲罰制度的，做的不當，最多是遭人唾棄，所以能規範道德行爲的人也只有我們自身而已。

二、職場禮儀的直接目的是表示對他人的尊重。

人都有被尊重的高級精神需要，當在職場交往活動過程中，按照職場禮儀的要求去做，就會使人獲得尊重的滿足，從而獲得愉悅，由此達到人與人之間關係的和諧。也就增進了你與他人的溝通交流爲你建立人脈打下了堅實的基礎。

三、禮儀的根本目的是爲了維護社會正常的生活秩序。

例如隨地亂扔垃圾、吐痰、橫穿馬路等等不文明的行爲都是需要通過道德去規範的。若是靠法律去限制那我們則需要多少警力去監督懲治?

四、禮儀要求全體成員共同遵守。

職場是一個大家庭，任何一個人都不能完全脫離職場而存在，同時職場也不是由一部分的人就可以組成的，職場道德、職場禮儀的建立於遵守是需要全體職場成員共同努力的。

五、禮儀要求在人際交往、社會交往活動中遵守。

這是它的範圍，超出這個範圍，職場禮儀規範就不一定適用了。如在公共場所穿拖鞋是失禮的，而在家穿拖鞋則是正常的。就是在人與人的交往過程中禮儀才能得到的體現。