事業單位祕書與領導的關係
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事業單位祕書與領導的關係是上下級的關係。
(一)同事關係
祕書崗位是隨着領導崗位的發展而產生的,有了領導的存在纔有祕書的存在。祕書與領導的關係是一種特殊的同事關係。祕書與領導的同事關係說明兩者之間是互助互幫的協作關係,都是組織團體的一員,是爲了組織的目標而共同努力。
在工作中當祕書遇到困難,領導應該積極幫助,當領導遇到工作難題,祕書也要盡力幫助領導度過難關。這種關係處理的好壞事關全局工作的開展,關係祕書工作的成敗。一般機關單位的祕書要爲整個機關單位領導羣體服務的,工作具有綜合性的特點。
從祕書職位的角度來看,祕書職位正在經歷向社會職業轉變的過程。現代社會的祕書,在本質上是領導人工作的助手,既不能缺位無所作爲,也不能越權胡作非爲。
(二)人格平等的雙向交流關係
現代社會中祕書與領導的關係是一種新型的關係,這種關係是建立在祕書與鄰導工作的共同目標與信念的基礎上。在當今社會中,祕書與領導都是人民的公僕,都是爲人民服務的,只是他們的職位不同,分工不同,而在人格上是平等的,無貴賤之分。
領導與祕書都是國家的公民,都享有憲法規定的.平等權利和承擔同等的義務。祕書與領導的關係,無論是領導使用祕書,還是祕書服務於領導,都不能違背公民的基礎權利和義務;否則祕書和領導就會出現不正常的關係。
祕書與領導的雙向交流關係是指信息在祕書與領導之間的溝通,當祕書將信息反映給領導,領導提出了自己的看法,然後又反饋給祕書,當祕書感覺領導對有些信息把握不全面,可以重複地與領導進行信息的交流。
(三)主輔關係
處理好祕書與領導的關係,最根本的是要處理好工作關係,在職能上看,祕書要爲領導人服務,輔助領導是祕書工作的天生的屬性,輔助領導也是對祕書工作的基本要求[1]。
領導是作決策的擁有權力的人,而祕書是出謀劃策的執行領導權力的人,就像人們常說祕書是領導的參謀與助手,也就是說明領導與祕書的關係是主輔關係。
領導有什麼樣的要求,祕書就要盡力滿足領導的要求,出色地完成工作。如祕書爲領導作會議記錄、幫領導起草文件,爲領導管理公司內部各種瑣碎的事務,安排領導的行程等。
(四)師生關係
在組織上看,祕書是上傳下達的橋樑,祕書與領導人是上下級關係,領導人領導祕書,祕書執行領導的指令。在生活上看,祕書與領導之間是朋友或師生的關係。認爲,領導都是具有一定閱歷與才華的人,他們身上有許多值得祕書學習的閃光點,祕書在協助領導工作的過程中,也是在向領導的這位老師不斷學習的過程
因此本人認爲領導與祕書也是一種師生關係。因此,祕書與領導的關係定位很重要,如果關係定位得好,祕書將成爲領導者的得力助手,反之,則成爲領導者工作上的阻礙。
1.工作外的日常生活中。
祕書要善於和不同職業、不同性格的人打交道,要善於適應社會習俗和環境、場合特定的要求。有時祕書爲了今後工作的順利進行,要主動創造環境來進行人際交往,這樣可能給公司帶來合作伙伴,而且豐富了自己的人際關係網。
由於人際關係畢竟是社會化交往所以祕書人員在日常生活中必須充當公共關係活動家的角色,其主要任務是:其一,與外界組織進行業務交往,建立密切的聯繫,協調外部關係;
其二,在處理與外界組織有關的事務的過程中交流信息、溝通思想、聯絡感情,使之能樹立良好的自身形象。所以說,祕書在日常生活中與人的交往,往往會產生新的人際關係網。在以後的工作中往往會有很大的幫助。
2.在工作外的應酬、參加宴會中。
首先,祕書要把領導放在首位。祕書在整個跟隨領導參加應酬、參加宴會期間,要注意傾聽席間的談話並能適當地調節氣氛;要時刻注意維護領導的威信、執行政策、遵守紀律、謙虛謹慎、平易近人。爲領導,也爲祕書自身樹立良好的形象。
有些場合,應適當突出領導,有的祕書,張羅過歡,顯自己過多,顯領導太少,這也不好。我們常從電視裏看到,中央領導接見先進人物、參加宴會,一般主要領導走在前面,給的鏡頭要多些;照相也都是主要領導處於顯赫地位。這點,我們在處理祕書與領導關係時,很有必要借鑑。
其次,祕書要做好出席的準備。在私下,要把領導的愛好、喜歡的`口味或忌諱告訴舉辦此活動的單位,以免造成尷尬的局面。而且要把行程和出席的目的在出席前向領導複述一遍,以便領導更好地掌握局面。
再次,要保護好領導。在出席時,祕書要保護好領導的形象。在適當時候幫領導擋酒。如果參加宴會後還有其他事情,時間到了,然而宴會還沒結束,這時祕書就要委婉地提醒,使不影響行程的順利進行。
最後,在特殊情況下的保護工作。有時的宴會是開辦方有目的舉辦的。此時,你和領導可能去參加投標或其他重要會議,而且隨身帶着重要資料。心懷叵測的舉辦方會想把領導和你灌醉來推延時間,好去偷看你們的重要資料。
此時,作爲祕書的你要創造機會回房間,把你們的資料存向電子郵箱、修改或刪除。這麼做便免除了資料外流,防止公司的經濟損失。
1、正確定位祕書與領導的關係
現代社會中祕書與領導的關係是一種新型的關係,這種關係是建立在共同的理想、共同的信念、共同的任務基礎之上的。在當今社會中,祕書與領導都是人民的公僕,都是爲人民服務的,只是他們的職位不同,分工不同,而在人格上是平等的,無貴賤之分。
處理好祕書與領導的關係,最根本的是要處理好工作關係,在職能上看,祕書要爲領導人服務,在組織上看,祕書是上傳下達的橋樑,而在生活上看,祕書與領導之間是友愛關係。
因此,祕書與領導的關係定位顯得尤爲重要,如果關係定位得好,祕書將成爲領導者的得力助手,反之,則成爲領導者工作上的阻礙。
2、清除職能環境的障礙
祕書的職能無非是兩大項:一是辦事,二是當參謀。祕書只要合理的清除這兩項職能中存在的障礙,便能使其與領導之間的關係更加融洽,工作效率更高。每個祕書及祕書部門都有特定的職能環境關係。
它是客觀存在的,也是動態變化的。所以,祕書只有通過努力去改變和優化其職能環境,才能更好的清除職能中所產生的障礙,這樣才能使其與領導的關係更加和諧,同時提高辦事效率。
3、正確處理祕書與領導的關係
權利因素的干擾
祕書作爲領導者身邊的參謀助手是在主輔配合中的近身輔助,而祕書的工作必須是與領導的公務服務相適應的。因爲領導者在工作中要處理決策、指揮、協調、控制等
祕書在領導身邊便能發揮其作用,比如在領導做出決策時及時的提供輔助和參謀,幫助領導更好的作出決策,從而分擔領導的工作壓力,強化、拓展、延伸領導的影響力。
2性別因素的干擾
在當今不斷髮展的社會中,從事祕書工作的女性越來越多。由於社會上對祕書工作的`偏見和不當風氣的影響,使祕書與異性領導的關係出現了一些微妙敏感的問題。
因此,作爲祕書必須正確對待與異性領導之間的關係,維護自己平等的人格尊嚴,自覺保持與領導在工作目標上的一致性。不能剋意的取悅領導以換取職位的晉升、獲取特殊照顧或某種私利,這是祕書的職業道德所不容許的。
在生活中,祕書對異性領導的關心和照顧要立足於公務,不能介入領導的私生活。所以,祕書要注意處理好這些思想上的誤區,才能在工作上處理好與領導之間的關係。
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